28/2 skickades mail till samtliga som hanterar medlemsuppgifter i föreningar och distrikt för att förtydliga och förhoppningsvis förenkla något kring vad som gäller.
Föreningar och distrikt utser ett "personuppgiftsbiträde" enligt ett avtal med förbundets "personuppgiftsanvarige", organisationssekreterare Per-Olof Svensson.
Historik
När GDPR infördes ökade ansvaret kring hur personuppgifter registreras och sprids.
Blåbandsförbundet som har ett personregister behövde utse en ”personuppgiftsansvarig” = organisationssekreteraren
Föreningar och distrikt fick utse ett ”personuppgiftsbiträde”.
Vad får förbundets personuppgiftsansvarige göra och inte göra?
Administrera förbundets medlemsregister och skicka listor till personuppgiftsbiträden.
Använda registrets uppgifter för kontaktuppgifter och utskick. Skicka till tredjepart för att möjliggöra utskick. (ex. tryckeri, postleverantör).
Registret används inte för externa kommersiella ändamål.
Får inte till utomstående svara på om en viss person är medlem eller inte.
Vad får personuppgiftsbiträde göra och inte göra?
Beställa och ta emot listor till den förening/distrikt som biträdet har avtal för.
Genom detta ha kunskap om vilka som är medlemmar och använda de kontaktuppgifter som finns.
Får inte till utomstående svara på om en viss person är medlem eller inte.
Nu kommer det som kanske flera inte känner till:
Personuppgiftsbiträde kan utse ett eller flera ”underbiträden”. T.ex. ordförande, sekreterare, kassör eller hela styrelsen.
Till dessa kan biträde vidaresända de listor som erhållits från förbundet.
Till underbiträde är det personupgiftsbiträdets ansvar att informera om hur medlemsuppgifter får och inte får användas.
Detta finns beskrivet i det avtal som ingicks, men vi har full förståelse för att det kan vara svårt att förstå, det är en komplicerad juridisk text som vi fick hjälp med när GDPR infördes.
Hur utse underbiträden?
För att göra det så enkelt som möjligt, räcker det med att personuppgiftsbiträdet skickar ett mail till förbundet där det anges att till denna förening/distrikt har följande underbiträden utsetts.
Här finns dokumentet kring avtal ifall någon vill läsa:
https://blabandet.se/dokument/item/869-gdpr
Med förhoppning om att denna information underlättar och förtydligar kring medlemslistor!
PER-OLOF SVENSSON
Blå Bandet, Sveriges Blåbandsförbund
Organisationssekreterare
